Als Geschäftsführer von netVoKi hatte ich in der letzten Zeit einige Treffen mit potentiellen Investoren für unsere Übersetzungslösung. Es gibt eine Vielzahl an Artikeln zum Verhalten bei solchen Treffen. Ich möchte an dieser Stelle daher eher etwas über die logistische Vorbereitung auf solche Treffen schreiben. Dabei schöpfe ich nicht zuletzt aus meinem Studium, insbesondere dem Fach Rhetorik, bei dem ich gelernt habe, wie wichtig die organisatorische Vorbereitung bei einer Rede ist.
Wen treffe ich eigentlich?
Von einer zentralen Bedeutung bei der Vorbereitung auf ein Treffen ist die Frage, mit wem ich es eigentlich zu tun habe. Das beginnt mit der Frage an den Kontakt, wer alles beim vereinbarten Termin anwesend sein wird und welche Funktionen diese Personen haben.
Mit dieser Information mache ich mich an die Recherche. Zuerst allgemein auf der Homepage der Gesprächspartner, über Pressemitteilungen und sonstige Beiträgen auf anderen Seiten hin zu Artikeln und Beiträgen von anderen über die Gesprächspartner.
Hier sollten auch die sozialen Medien nicht vergessen werden. Ob Xing oder Facebook, jede Information ist wichtig um entweder einen Aufhänger für ein Gespräch zu finden oder zu erfahren, was der andere für ein Typ ist. Dabei kann auch herauskommen, dass wir die gleichen Personen kennen, was uns zum nächsten Punkt führt.
Wer kennt wen
Einen sehr guten Überblick hat mir zudem die Recherche in meinem Netzwerk gebracht. Hier habe ich Interessantes über die Gesprächspartner erfahren und konnte mich noch gezielter inhaltlich vorbereiten. Zudem hat der ein oder andere Kontakt noch einen weiteren Kontakt mit ins Spiel gebracht, der jetzt auch meiner ist. 🙂
Wo bin ich?
Ein weiteres Element für die Vorbereitung ist der Ort. Das betrifft zum einen die Frage, wie der Präsentationsraum ausgestaltet und ausgestattet ist und welche Technik vorhanden ist. Ganz wichtig war für uns die Frage nach verfügbarem W-LAN. Da wir durch Nachfragen beim Gesprächspartner wussten, dass kein W-LAN zur Verfügung stand, konnten wir auch die webbasierten Sachen noch auf die Festplatte ziehen.
Bevor der Raum jedoch relevant werden kann, stellt sich die Frage nach dem Wohin. Google Maps macht es heute einfach, eine Strecke zu planen. Und dann gibt es da noch das Navi. Dennoch rate ich jedem, nicht zuletzt wegen möglichen Staus und ungeplanten Verzögerungen, mehr als nur 15 Minuten Puffer einzuplanen. Je nach Verkehrsmittel und Entfernung. Für uns war noch die Frage nach den Parkmöglichkeiten wichtig. Das hätte uns fast in Bedrängnis gebracht.
Tipp: Es gibt diverse Webseiten wie z.B. http://www.verkehrsinfo.de, die Baustellen und sonstige Verkehrswarnungen auf Autobahnen auflisten.
Im Falle einer Verspätung habe ich mir immer die Telefonnummern notiert. Dass das Handy mit dabei und aufgeladen sein sollte, versteht sich wohl auch von selbst.
Tests, Tests, Tests
Natürlich habe ich alle Präsentationen, Grafiken und Software auf Funktionsfähigkeit geprüft. Das sollte am Besten aber am Ende nach Zusammenstellung aller Materialien erfolgen, damit nicht kleine Änderungen wieder zu unvorhergesehenen Kettenreaktionen von Fehlern führen.
In unserem Fall kam eine E-Mail unseres Hosting-Anbieters dazu, der einen Tag vor der Präsentation ankündigte, genau zu dieser Zeit die Festplatten des Servers austauschen zu wollen. Dies haben wir zum Glück durch einen kurzen Anruf verschieben können. Dennoch sollten auch solche Probleme bedacht werden, so dass die Improvisation nicht allzu spontan ausfällt.
Tipp: Wer nicht seinen eigenen PC für eine Präsentation nutzt, dem empfehle ich auf Animationen zu verzichten und seine Präsentation als PDF zu speichern. Die laufen auf fast jedem Rechner gleich.