In der vergangenen Woche erschlug mich meine to-do-Liste mit einer Fülle an Aufgaben die sich in verschiedenen Projekten angestaut hatten. Es war unmöglich alles zu schaffen und so musste ich die Liste optimal filtern. Ich stelle hier die Kriterien vor, nach denen ich vorgegangen bin.
Für mich war klar: am Wochenende fahre ich auf einen Kurzurlaub. Um kein schlechtes Gewissen mitzunehmen durfte also Freitag Mittag keine Aufgabe mehr auf der Liste stehen. Dazu war es aber notwendig, mir von vornherein nur die Aufgaben vorzunehmen, die realistisch geschafft werden konnten. Es mussten also viele Punkte von der Liste verschwinden. Hier die Elemente, nach denen ich gefiltert habe:
- Projekte und Projektziele
- Wichtig und dringlich
- Einnahmen
Projekte und Ziele
Die grobe Sortierung erfolgte nach Projekten und deren individuellen Zielen. Ich bin in zu vielen Einzelprojekten involviert, als dass ich in einer Woche an allen arbeiten kann. Daher gibt es zunächst eine grobe Prioritätenliste mit ein bis zwei Projekten, die in dieser Woche unbedingt bearbeitet werden müssen. Dahinter notiere ich mir das jeweilige Ziel. In der vergangenen Woche war das [die-wortretter] : online bringen.
Neben die Hauptprojekte passen noch 2-3 andere. Andere Projekte müssen halt warten.
Wichtig und dringlich
Der erste Filter gibt die Richtung vor, in die es in der Woche geht. Der zweite Schritt besteht darin, die verbleibenden Aufgaben nach den Kriterien wichtig und dringlich zu filtern. Dabei ist jedoch zu beachten, dass beide Kriterien Anwendung finden. Denn eine Aufgabe die wichtig ist, muss nicht dringlich sein und umgekehrt. Beispiel: die Verlängerung einer Domain ist wichtig, aber wenn sie erst in drei Monaten ansteht, alles andere als dringlich. Bei mir werden solche Aufgaben weggeplant, d.h. in einem Aufgaben-Tool wie aktuell Redmine notiert und terminiert.
Einnahmen
Das dritte Krierium dient eher zur Entscheidungsgrundlage für die anderen. Die Ziele von Projekten und die Gewichtung einzelner Aufgaben sollte nicht zuletzt daran orientiert sein, ob sie Einnahmen bringen. In diesem Zusammenhang stand in meiner Liste die Bearbeitung von zwei Übersetzungsaufträgen und ein Programmierauftrag ganz weit oben. Denn diese bringen kurzfristig Geld und können auch nicht aufgeschoben werden. Natürlich müssen auch langfristige Aktivitäten verfolgt werden, aber ein Kunde der schon auf der Schwelle steht, wird nicht rausgeschubst.
Das beste Mittel gegen überfüllte Aufgabenlisten ist eine langfristige Planung und effiziente Aufgabenteilung. Soviel die Theorie. Wir Gründer wissen nur leider viel zu oft, dass die Listen gegen Ende der Woche nicht selten noch länger ist. Wie löst ihr dieses Problem?