In vielen Artikeln auf gruenderstory.de habe ich bereits erwähnt, dass Projekt- und Selbstmanagement zu meinen Steckenpferden gehören. Dem Thema widme ich bewusst Zeit, und bin der Meinung, diese am Ende mehrfach einzusparen. In Gesprächen mit anderen Gründern erzähle ich immer wieder über meine konkreten Ansätze und merke, wie sie mein Vorgehen interessiert. Daher habe ich mich durchgerungen, das Thema Selbstmanagement in einer losen Artikelserie aufzubereiten. Dieser Artikel legt den Grundstein dazu und beschreibt die Voraussetzungen für ein gutes Selbstmanagement.
Was ist Selbstmanagement
Unter Selbstmanagement verstehe ich alle Tätigkeiten, die zur Planung und Durchführung der Aufgaben einer Person gehören. Damit grenze ich es vom Projektmanagement ab, bei dem auch mehrere Personen beteiligt sind. Viele der angesprochenen Aspekte können sicherlich übertragen werden. Mir geht es in dieser Artikelserie jedoch zunächst darum, Gründern, Selbstständigen und Unternehmern Tipps und Anregungen für ihre eigene Aufgabenplanung zu geben.
Grundprinzipien
In den letzten Jahren habe ich drei Grundprinzipien des Selbstmanagements herausgearbeitet: Vertrauen, Regelmäßigkeit und Verschriftlichung.
Vertrauen
Die Bedeutung von Vertrauen ist mir bei der Lektüre von Getting Things Done bewusst geworden. Ich habe schon vorher viele der im Buch genannten Methoden genutzt, aber einiges wollte einfach nicht funktionieren. Der Grund lag darin, dass ich den Ablagen von Aufgaben oder den gut gemeinten Abläufen nicht vertraut habe. Vertrauen ist z.B. wichtig, wenn man eine Aufgabe vor sich herschiebt, die eigentlich aktuell nicht wichtig ist. Damit einher geht die Angst, man könne sie ganz vergessen. Wer ein System besitzt, dem er die Aufgabe anvertrauen kann ohne befürchten zu müssen, dass sie verloren geht, wird es leichter haben, seine todo-Liste kurz zu halten. Vertrauen muss man also sowohl gegenüber den Tools als auch gegenüber seinen Gewohnheiten und Planungen haben.
Regelmäßigkeit
Ein weiteres wichtiges Element meines Selbstmanagements sind regelmäßige Reviews der Aufgaben oder feste Zeiten für die Erledigung von Kleinigkeiten und administrativen Aufgaben. Dieses habe ich bei mir ebenfalls dank Getting Things Done eingeführt. Feste Reviewzeiten habe ich diese:
- Wochenreview jeden Freitag von 14 bis 16 Uhr
- Monatsreview in den ersten Tagen eines Monats
- Quartalsreview
- Jahresreview
Die Reviews dienen jeweils dazu, Aufgaben der vergangenen Periode zu erledigen und die nächste Periode vorzubereiten. Die jeweils zu erledigenden Tätigkeiten sind schon vorbereitet und strukturiert. Darauf gehe ich in den nächsten Artikeln näher ein.
Wichtig ist hier nur noch zu sagen, dass ich die Reviews fest in meine Arbeitszeit einplane und nicht an den Rand schieben. Erst dadurch gewinnen sie das Vertrauen, das für das Selbstmanagement so wichtig ist.
Verschriftlichung
Eine enorme Erleichterung ist für mich die Verschriftlichung. Schon lange schreibe ich mir jede noch so kleine Aufgabe, die ich nicht sofort erledige, auf. Mittlerweile sind es nicht mehr nur einfache Zettellisten, sondern je nach Anforderung verschiedene Tools (siehe unten).
Ganz wichtig ist für mich auch die Verschriftlichung von Abläufen. So gibt es für jedes Reviewintervall eine eigene Liste mit den zu erledigenden Tätigkeiten. Damit kann ich sofort und jederzeit den Review beginnen und muss ihn nur stupide umsetzen, statt mir jedes Mal Gedanken darüber zu machen, was zu erledigen ist.
Dokumente
Einfache Textdokumente sind für mich immer noch der wesentliche Bestandteil meines Selbstmanagements. Sie werden je nach Art des Reviews eingesetzt und überarbeitet. Daher findet ihr detaillierte Beschreibungen in den folgenden Artikeln. Hier nur eine kurze Liste:
- Aufgabenliste: Ziele und Aufgaben der aktuellen Woche
- regelmäßige Aufgaben: Listen der bei den Reviews zu erledigenden Aufgaben
- Projektliste: Liste aller laufenden Projekte
- Auftragsliste: Liste der laufenden Aufträge
- EÜR: Ein- und Ausgaben des aktuellen Jahres
- waiting for: Dinge, die von externen Ereignissen oder Feedback abhängig sind
- someday maybe: Aufgaben und Ideen für später oder nie
- Ziele und Visionen des Monats, Jahres, 5 Jahre, Langzeitvision und Lebensziel
Tools
Neben den schon erwähnten Textdateien, die sich mit einer Vielzahl an Textverarbeitungsprogrammen erstellen lassen, nutze ich „richtige“ Projektmanagementtools. Einige meiner Kunden stellen mir entsprechende zur Verfügung. Ich selbst nutze eine gehostete Lösung von Redmine, um Aufgaben in Projekten zu organisieren und mich mit anderen darüber auszutauschen. Für Code-Projekte nutze ich github.
Ein ganz wichtiges Element bei der Planung ist die Visualisierung. Grundsätzlich lässt sich viel mehr visualisieren, als uns in dem entsprechenden Moment einfällt. Aber eine Grundregel habe ich hier nicht. Zur Visualisierung nutze ich ein Whiteboard oder auch Mindmaps direkt am Rechner.
Elemente des Selbstmanagements
Wichtige Elemente meines Selbstmanagements sind die schon erwähnten Reviews. Diese Artikelserie wird daher mit meiner Langzeitplanung beginnen und sich in Etappen bis zu meiner Tagesplanung erstrecken.