Im Jahr 2013 habe ich erstmalig über die “richtige E-Mail-Adresse” geschrieben. Acht Jahre, einen Exit und eine Neugründung später habe ich noch mehr Erfahrungen mit profesionellen und praktischen E-Mail-Adressen im Business gemacht, die ich an dieser Stelle mit Beispielen aufzeigen möchte.
Beispiele für E-Mail-Adressen
Ich führe unten einige Beispiele und Ratschläge für seriöse E-Mail-Adressen im Business auf. Es spricht natürlich nichts dagegen, von diesen gerade bei privaten E-Mail-Adressen abzuweichen.
Persönliche E-Mail-Adresse
Unter einer persönlichen E-Mail-Adresse verstehe ich jene, die genau einer Person im Unternehmen zugeordnet werden. Dazu gehört für mich, dass auch nur diese Person dauerhaft Zugriff auf das E-Mail-Konto hat.
Bei persönlichen E-Mail-Adressen halte ich es für wichtig im Unternehmen zu kommunizieren, wer im Notfall sowie beim Ausscheiden aus der Firma, Zugriff auf das Konto hat.
Auch wenn die persönliche Adresse nicht einem bestimmten Mitarbeiter gehört, so sollte dieser aber wissen, ob noch jemand mitliest bzw. unter welchen Bedingungen mitlesen kann und darf.
Bei uns in der Firma kann niemand die E-Mails der anderen lesen, auch nicht die Administratoren. Das geht nur, wenn sie das Passwort des Kontos vorher ändern. Damit kommt der Betroffene nicht mehr an das eigene Konto und merkt, dass da wohl jemand Zugriff hatte.
Um Situationen zu vermeiden, in denen Kollegen auf ein persönliches E-Mail-Postfach zugreifen müssen, werden etwa Accounts zu Diensten möglichst nicht für persönliche E-Mail-Adressen sondern personenunabhängige E-Mail-Adressen angelegt. Lässt sich das nicht vermeiden, so liegen die Zugangsdaten zumindest in einer Passwortdatenbank.
Vor dem Ausscheiden eines Kollegen wird dieser von uns gebeten, sein Postfach aufzuräumen. Erst nach dem Ausscheiden leiten wir die E-Mails an ein anderes Konto weiter, um sicherzugehen, dass nicht noch relevante E-Mails ankommen. Erst nach einer gewissen Zeit wird das Konto dann vollständig gelöscht.
Beispiele für persönliche E-Mail-Adressen
Die klassichen Formen der Adressen beinhalten den Namen des Empfängers. Dieser kann wahlweise voll ausgeschrieben oder sinnvoll abgekürzt werden.
thomas.maier@
thomas@
maier@
t.maier@
tm@Wer wie ich eine Firma im Online-Bereich hat kann meines Erachtens auch in Deutschland eine E-Mail-Adresse nehmen, die nur den Vornamen enthält.
Im Zweifel, und so habe ich es auch gemacht, kann eine Adresse mit dem vollen Namen als Alias hinterlegt werden. So können auch seriöse Adressen ausgegeben werden, wenn es die Situation erfordert.
Ich persönlich finde stark abgekürzte Adressen nicht so toll. Damit lässt sich nämlich nicht schnell sehen, an wen die E-Mail geht oder woher sie kommt.
Größere Firmen sollten aus meiner Sicht den Vor- und Nachnamen verwenden. Irgendwann wird es Kollegen mit gleichen Vornamen oder Nachnamen geben. Selbst in unserem kleinen Team kommt das vor. Da müssen dann die später hinzugekommenen Kollegen leider noch einen Zusatz hinter dem Vornamen bekommen, was sich irgendwie ungerecht anfühlt.
Meine Frau war einmal an der Universität beschäftigt. Dort steht nur eine begrenzte Anzahl an Buchstaben vor dem @ zur Verfügung. Alles was im Namen danach kommt wird dann radikal abgeschnitten. Auf meinen Namen appliziert könnte die persönliche E-Mail-Adresse dann so aussehen:
tmaie@Ich finde, wer so eine Adresse von seinem Arbeitgeber bekommt, kann sich zurecht fragen, ob hier Menschen oder Prinzipien im Vordergrund stehen.
Bei Absendern kann so eine künstlich gekürzte Adresse auch dazu führen, dass E-Mail-Adressen falsch eingegeben wurden. Wer erwartet schon, dass hier das „r“ abgeschnitten wurde?
Oder wie wirkt es im Gespräch, wenn ich meine E-Mail-Adresse diktieren soll?
Wie mein Name, aber ohne „r“…
Individuelle E-Mail-Adressen
Bei persönlichen E-Mail-Adressen sehe ich häufig, dass individuelle Informationen darin enthalten sind. Das ist etwa der Geburtstag oder der Wohnort.
Bei professionellen E-Mail-Adressen rate ich davon ab. Der Geburtstag oder jede andere persönliche Information ist eh tabu. Aber auch berufsbezogene Angaben, wie etwas der Standort oder Arbeitsbereich, würde ich persönlich vermeiden. Diese können sich ja ändern.
Natürlich können sich auch Namen ändern. In diesem Fall kann die alte E-Mail-Adresse nach einer Übergangszeit als Alias für die neue Adresse verwendet werden.
Persönliche E-Mail-Adressen
Auch wenn ich eigentlich nur über E-Mail-Adressen im Unternehmen schreiben wollte, so möchte ich noch auf seriöse persönliche Adressen eingehen.
Ich bekomme regelmäßig Bewerbungen von E-Mail-Adressen die mir etwas zu privat sind. Die folgenden Beispiele habe ich mir zwar ausgedacht, sie spiegeln aber recht gut wieder, was ich mit „privat“ meine.
mina-liebt-eis@
knuddelpuschel2003@Als potentieller Arbeitgeber würde ich sagen: Too much information!
Ich habe nichts gegen diese E-Mail-Adressen im privaten Umfeld. Da bin ich selbst betroffen. Aber für einen professionellen Kontakt eignen sie sich nicht.
Faustregel: Ich sollte meine professionelle E-Mail-Adresse dem Empfänger persönlich diktieren können ohne dabei rot zu werden.
Personenunabhängige E-Mail-Adressen
Während persönliche Adressen an eine bestimmte Person gehen, kommt es bei personenunabhängigen E-Mail-Adressen nicht darauf an, wer genau sie bekommt.
Hier denke ich zum einen an die allgemeinen Firmen-E-Mail-Adressen, zu denen ich noch weiter unten komme, wie auch an Adressen für bestimmte Bereiche oder Sachverhalte.
Verteiler-Adressen
Bereits oben habe ich erwähnt, dass wir versuchen, Konten bei Diensten auf eine zentrale E-Mail-Adresse zu registrieren. Das betrifft insbesondere solche, bei denen es nicht möglich ist, einzelne Nutzerkonten einzurichten.
Intern sind das bei uns keine eigenen E-Mail-Konten. Eingehende E-Mails werden automatisch an ein paar persönliche Adressen weitergeleitet. So haben stets mehrere Personen Zugriff auf Informationen.
Diese Art der weiterleitenden E-Mail-Adressen sind nie öffentlich. Schon im Namen wird deutlich, worum es sich handelt. Da darf er auch etwas länger sein.
administratoren-der-webseite@
gekaufte-plugins@
business-development-team@Die hier genannten Adressen sind Beispiele für reine Inboxen. Weder senden wir E-Mails von diesen Konten, noch schreiben wir intern an sie um bestimmte Kollegen zu erreichen. Für letzteres ist der Typ an E-Mail-Adressen gedacht.
Adressen für Bereiche
In der Anfangszeit von Advanced Ads habe ich noch alle Support-E-Mails an meine persönliche Adresse geleitet. Sechs Jahre später gibt es immer noch den ein oder anderen Altkunden der dorthin schreibt.
Mittlerweile erreichen uns Kunden und Interessierte über eine zentrale Supportadresse die mit support@ beginnt. Die E-Mails landen dabei nicht mehr in einem E-Mail-Konto, sondern einem Helpdesk. Hier kann jeder im Support-Team mit seinem individuellen Nutzerkonto zugreifen und E-Mails beantworten. Wir können hier auch miteinander diskutieren und Tickets anderen zuweisen.
Neben der Adresse für den Support haben wir noch eine für die Geschäftsführung. Hierhin kann jeder im Team E-Mails mit Rechnungen schicken, damit diese überwiesen werden.
Das letzte Beispiel ist technisch ein E-Mail-Konto, weil in unserem Fall nur eine Person gleichzeitig Zugriff haben muss. Wenn der Kollege nicht da ist, übernimmt ein anderer. Wichtig ist nur, dass der Name in der E-Mail-Adresse nicht an jemand bestimmten gebunden ist.
Was, wenn ich aber noch keine Bereiche habe? Wie mein Support-Beispiel oben zeigt, kann es schon früh sinnvoll sein, sich Adressen für Bereiche anzulegen. So müssen sie später nicht geändert werden. Anfangs können sie ja auch alle in der eigenen Inbox landen.
Gleichzeitig würde ich dabei auch nicht übertreiben. Ich habe schon Solo-Gründer gesehen die mehr als ein halbes Dutzend E-Mail-Adressen für Bereiche hatten. Manch einer mag das tun um sich nach Außen größer zu machen. Das kann aber nach hinten losgehen, wenn herauskommt, wie groß das Unternehmen gerade noch ist.
Firmen-E-Mail-Adressen
Kommen wir zu E-Mail-Adressen unter denen Firmen pauschal erreichbar sind.
Zu den Klassikern gehören
info@
mail@
kontakt@
post@Dies sind zweifelsfrei seriöse E-Mail-Adressen. Sie sind allseits akzeptiert und wertfrei. Ich finde es durchaus gut hier nicht zu kreativ zu werden. Man weiß ja nie, wer sie nutzt.
Wer eine Firmen-E-Mail-Adresse anlegen möchte, der kann einfach einen der oben genannten Namen wählen und ein E-Mail-Postfach für die eigene Domain einrichten.
Bei Advanced Ads haben wir keine solche Adresse. Alle Anfragen bitten wir direkt an den Support zu schreiben. Dieser leitet ggf. an den richtigen Ansprechpartner weiter.
Alternative zu info@
Bei meiner Holding, der webgilde GmbH, habe ich ein Kontaktformular und eine allgemeine Firmen-E-Mail-Adresse auf der Webseite. In der Vergangenheit gab es hier vermehrt Spam, weshalb ich dem Rat eines Gastbeitrags hier auf Gruenderstory.de gefolgt bin und wechselnde E-Mail-Adressen nutze.
Das Prinzip ist einfach. Statt info@ gibt es info2021@.
Zum Jahreswechsel von 2021 auf 2022 lege ich info2022@ an und lösche die alte Adresse vollständig.
Diese Adresse wird nicht von Menschen gespeichert, aber wenn, kommen sie beim Erhalt einer Fehlermeldung wahrscheinlich darauf, dass sie sich geändert haben könnte. Bots sind (noch) nicht so schlau einfach ein Jahr hochzuzählen.
Catchall-Adressen
Catchall-Adressen sammeln alle E-Mails, die an nicht existierende Empfänger einer bestimmten Domain gehen. Bei den Hostern die ich nutze kann das eine bestimmte, aber auch jede beliebige existierende E-Mail-Adresse sein.
Der Vorteil von Catchall ist, dass keine E-Mail wegen Schreibfehlern im Namen des Empfängers verloren geht. Ein Nachteil ist, dass hier auch massenweise Spam landen kann, weil Bots meist E-Mail-Adressen raten.
Ich habe eine Domain für die habe ich Catchall aktiviert, weil hier selten bis nie Spam ankommt. Meine größeren Projekte haben das alle deaktiviert. Wer eine E-Mail an einen nicht bekannten Empfänger schreibt, sollte eh von einem E-Mail-Provider eine entsprechende Nachricht bekommen und kann es dann noch einmal versuchen.
Wie sollte eine E-Mail-Adresse aussehen?
Das allgemeine Muster einer E-Mail-Adresse ist klar und ich werde hier nicht tiefer auf die einzelnen Bestandteile eingehen.
NAME @ DOMAIN . TLDSonderzeichen in E-Mail-Adressen
Auch wenn technisch mittlerweile alle möglichen Zeichen erlaubt sind, inklusive Emojis, so sollten sie sich auf die lateinischen Buchstaben, Zahlen und Standardzeichen beschränken.
Das erleichtert es nicht nur den Nutzern von Tastaturen mit anderen Schriftzeichen oder Smartphones, sondern verhindert auch, dass das ein oder andere schlecht programmierte Eingabefeld für E-Mail-Adressen einen Fehler zurück gibt.
Bei Sonderzeichen sollten ein einfacher Punkt und Bindestrich ausreichen. Selbst der Bindestrich kann schon kritisch sein, weil es davon praktisch drei Varianten gibt.