Es sind nicht immer die großen Dinge, die ein gutes Projektmanagement ausmachen. Gerade bei der alltäglichen Arbeit und den vermeinllichen Kleinigkeiten lässt sich viel Produktivität gewinnen und damit Zeit und Geld sparen. In diesem Artikel gehe ich auf einzelne Aufgaben ein, wie sie auf den todo-Listen oder in den Projektmanagern von vielen von uns notiert sind und beschreibe, wie ich mit ihnen umgehe.
Kleine Aufgaben sofort erledigen
Viele Tipps zur Arbeitsorganisation und Aufgabenplanung wiederholen sich in der Projektmanagement-Literatur. Einer davon ist der, dass kleine Aufgaben sofort erledigt werden sollten. Klein wird dabei nach dem Zeitaufwand definiert. Einige sprechen von maximal 2, andere sogar von maximal 5 Minuten, die eine kleine Aufgabe einnehmen darf. Hintergrund ist der, dass eine Aufgabe auch Zeit beansprucht, wenn sie nicht aktiv erledigt wird. So nimmt etwa ein voller E-Mail-Eingang jedes Mal Zeit in Anspruch. Jedes Mal, wenn ich durch die E-Mails gehe, überlege ich etwa, ob die E-Mail bzw. die enthaltene Aufgabe oder Information jetzt verarbeitet wird oder später. Das passiert mehrmals am Tag. Hinzu kommt, dass mich längere todo-Listen in welcher Form auch immer nervös machen. Daher versuche ich kleine Aufgaben sofort zu erledigen. Dazu gehören nicht nur E-Mails, sondern auch Support-Anfragen von Kunden per Telefon oder alles, was mir spontan in den Sinn kommt.
Wie lange die Aufgabe dauert ist natürlich eine Schätzsache, aber manches dauert länger, manches auch deutlich kürzer als man denkt. Besonders effizient beantworte ich z.B. E-Mails, wenn ich sie nicht allzu oft abrufe und mehrere hintereinander abarbeite, statt die einzelnen Nachrichten ins Postfach tröpfeln zu sehen.
Aufgaben, die keine sind
Wenn ich meine todo-Liste anschaue, dann finde ich dort viele Aufgaben, die keine sind. Aufgaben sind Handlungen, aber was dort steht sind eher Ziele oder gewünschte Zustände. Ich vermute, das ist der Grund, warum ich manche Aufgaben nicht sofort oder nur schleppend erledige. Die Lösung liegt dann darin, das Ziel in kleine, ausführbare Aufgaben zu zerlegen. Sobald ich das getan habe verschwindet das Gefühl, eine Aufgabe nicht erledigen zu können oder zu wollen.
Es passiert mir immer noch oft, dass ich Ziele fälschlicherweise als Aufgaben notiere und sie daher vor mich herschieben. Langsam werde ich besser darin, sie schnell zu identifizieren und nicht lange aufzuschieben. Als Beispiel fällt mir folgende „Aufgabe“ ein, die ich kürzlich erledigen wollte:
Regelmäßiges Backup der Webseite
Hier ist offensichtlich, dass ich die Daten meiner Webseite sichern wollte, um sie später bei Problemen ggf. wiederherstellen zu können. Kompliziert wurde das noch dadurch, dass ich das nicht einmalig tun wollte, sondern es laufend passieren sollte. Worin besteht da jetzt aber die konkrete Aufgabe?
Ziele in Aufgaben herunterbrechen
Um bei dem Backup-Beispiel zu bleiben, habe ich auch dieses mehrmals aufgeschoben. Das passiert besonders in Momenten, in denen ich viel Energie habe und etwas machen will, aber eine Aufgabe nicht klar genug definiert ist, um sie zu erledigen.
Also setzte ich mich daran, das Ziel in ausführbare Aufgaben herunterzubrechen. Da ich meine Aufgaben für die aktuelle Woche ganz einfach in einem Schreibprogramm verwalte, erledige ich das Herunterbrechen von Aufgaben auch gleich dort, vorausgesetzt, ich habe auch vor mich gleich an die Arbeit zu machen. Nachdem die Aufgaben erledigt sind, werden diese Notizen dann wieder gelöscht. Daher kann ich die Aufgaben hier nicht mehr im Detail wiedergeben, doch ich bin mir sicher, dass es so ähnlich aussah.
- WordPress-Plugin für automatische Backups finden
- Testinstallation der 3 besten Plugins und Test der Funktionen
- Auswahl eines Plugins und Löschen der anderen
- Notiz im Kalender, dass ich in 2 Wochen teste, ob wöchentliche Backups funktionierten
So, oder so ähnlich notiere ich mir die Aufgaben direkt unter dem Ziel und arbeite sie dann hintereinander ab. Wenn ich merke, dass ich irgendwo nicht weiterkomme, dann untergliedere ich die Aufgaben noch einmal. Dabei kann es dann auch vorkommen, dass ich an einem Punkt nicht weiterkomme, weil ich auf Informationen warten muss, die Zeit vorbei ist oder ein Hinternis das Fortkommen oder sogar die ganze Aufgabe in Frage stellt. Das ist dann natürlich auch in Ordnung.
Das war es schon. Alles nicht so schlimm, wenn man es genau definiert. Ich merke mehr und mehr, dass ich so auch in den müden Phasen am Nachmittag recht effizient Aufgaben erledigen kann. Wichtig ist einfach, in einen kurzen Planungsmodus zu gehen und eine Liste zu erstellen, die dann keine geistige Anstrengung mehr erfordert und einfach abgearbeitet werden kann. Mit der Zeit bekomme ich auch ein Gefühl dafür, wie detailliert das sein muss.
Meine todo-Liste beinhaltet weiterhin auch Ziele und nicht nur detaillierte Aufgaben. Sie wäre sonst auch viel zu lang. Wiederholtes Training bei der Bewertung von realisierbaren Aufgaben hilft mir aber, auch die Sachen zu erledigen, auf die ich im ersten Moment keine Lust habe.