Im Bereich Projektmanagement halte ich mich für ziemlich erfahren. Bei der aktuellen Transformation meiner Arbeit stoße ich jedoch an die Grenzen der von mir eingesetzten Mittel und Methoden. Statt bisher größtenteils selbstständig zu arbeiten bin ich nun Teil eines Teams mit festen Mitarbeitern. Welche Herausforderungen diese Transformation mit sich bringt und mit welchen Ansätzen wir nach einer Lösung suchen lest ihr in diesem Beitrag.
Vom ich zum Team
Sowohl als Programmierer mit Schwerpunkt in WordPress und Magento als auch bei meinen eigenen Projekten habe ich bisher eher selbstständig gearbeitet. Natürlich gibt es immer Kunden, andere Projektpartner oder andere Freelancer pro Auftrag, aber meine eigenen Aufgaben erfüllte ich doch eher in einem abgeschlossenen Raum. Das Projektmanagement wurde meist über Tools wie Redmine und über todo-Listen abgewickelt und war stets auf die Erreichung eines abschließenden Ziels ausgerichtet.
Mit meiner Entscheidung, perspektivisch mehr Zeit in meinen eigenen Projekten zu verbringen und sogar Mitarbeiter anzustellen, haben sich die Grundvoraussetzungen jedoch verändert. Während ich vorher eher initiativ projektbasiert an einzelnen Baustellen gearbeitet habe und diese teilweise gut definiert an externe Mitarbeiter auslagern konnte, setzt jetzt ein auf Nachhaltigkeit und Langfristigkeit basierendes Denken ein. Damit einher geht, dass Mitarbeiter nicht mehr klar definierte Aufgaben erhalten, sondern sich in einzelnen Bereichen selbst organisieren müssen. So zumindest die Idealvorstellung.
Aufgaben mit klaren Zielen abgeben
Ich halte mich grundsätzlich für jemanden, der sich gut von Aufgaben trennen kann. Meine Mitarbeiter können sich also nicht über zu wenig Arbeit beschweren. Auf der anderen Seite lerne ich aber Dank ihres offenen Feedbacks und ihrer Selbstreflexion, dass zur Übergabe von Verantwortung mehr gehört, als nur eine Aufgabenbeschreibung: klare Ziele.
Gut definierte Ziele verdeutlichen schnell, warum eine Aufgabe wichtig ist. Sie können ebenfalls als Richtlinien gelten, anhand derer Mitarbeiter eigene Entscheidungen fällen können, statt immer den Initiator zu fragen. Das spart ebenfalls Zeit und führt hoffentlich zu besseren Ergebnissen. Auf der anderen Seite liegt es am Initiator sich Gedanken zu machen, warum eine Aufgabe wichtig ist.
Vielzahl an Aufgaben sortieren
Eine weitere Herausforderung, die es zu bewältigen gibt, ist die Menge an Aufgaben. Bisher habe ich alle Ideen und potentiellen Aufgaben und Projekte in ein Ticketsystem abgeschoben. Mit der neuen Manpower ist es verlockend, diese nun hervorzusuchen und abzuarbeiten. Doch in der Praxis haben wir schon mit den laufenden Aufgaben zu tun. Es gilt daher, den Fluss an Ideen zu kanalisieren und das, was wirklich wichtig ist, hervorzuheben.
Im ersten Schritt helfen auch hier die Ziele. Hilft die neue Idee, Aufgaben schnell und mit geringen Mitteln zu erreichen oder ist sie einfach nur „schön“? Auch das ist natürlich wichtig, aber nicht zu einem Zeitpunkt, wo man nicht weiß wohin mit den Ideen.
Jeder, der Ideen hat, soll sie zunächst selbst evaluieren. Die übrigen Ideen werden in Zukunft im Team besprochen. Für die Verwaltung dieses Prozesses schaue ich mich gerade nach den geeigneten Methoden und Tools um.
Scrum im kleinen Team
Der erste Schritt zur Problemlösung ist mit der Definiton der Ursachen getan. Doch noch befinden wir uns im Planungsvakuum. Um aus diesem zu erwachsen probieren wir jetzt eine Methode aus, die ideal für Teams zu sein scheint: SCRUM.
Mit der Einführung eines an Scrum angelehnten Prozesses erhoffe ich mir, dass wir die impliziten Hierarchien im Team auflösen und eine dynamisch anpassbare, aber dadurch nicht weniger verpflichtende Priorisierung von Aufgaben hinbekommen. Dazu nehmen wir uns zunächst ein bis zwei Wochen Zeit, uns mit den Elementen von Scrum auseinander zu setzen, potentielle Projekte zu identifizieren und das erste Sprint-Meeting durchzuführen. Damit ist quasi die Einführung von Scrum unser erster Sprint.
Wir befinden uns noch ganz am Anfang dieses Prozesses, aber ich hoffe, dass die Problembeschreibung denen hilft, die sich in einem ähnlichen Transformationsprozess befinden.
Haben Sie auch Tipps für Projektmanagement bei Teams die aus unentgeltlich Arbeitenden bestehen ? (Junge Projekte die (noch) nicht monetarisiert werden können z.B.). meiner Erfahrung nach ist das etwas schwieriger, dafür sowohl Leute zu finden, als auch das Projekt langfristig zu managen und eine Aufgabenverteilung effektiv hinzubekommen
Es kommt darauf an, was der Inhalt des Teams ist. Ich experimentiere gerade auch bei einem Vereinsvorstand mit eher weniger technikaffinen Mitgliedern mit Trello als gemeinsame Aufgabenplattform. Es ist noch zu früh, aber ich bin zuversichtlich, dass das klappen wird. Im Unternehmen arbeiten wir bei einigen Projekten, die nicht rein Code-basiert ablaufen ebenfalls mit Trello.