Getting Things Done – Aufgaben auch wirklich erledigen

Ich habe hier auf gruenderstory.de schon in einigen Artikeln auf das Buch Getting Things Done von David Allen hingewiesen. Es befasst sich mit der allgemeinen und konkreten Optimierung der eigenen Arbeit(splanung). Nun habe ich nicht nur die Lektüre abgeschlossen, sondern konnte auch schon die ersten Hinweise in meinem Arbeitsalltag umsetzen. Dieser Review zeigt meine Erfahrungen dabei.

Effizienter Arbeiten

Bei David Allen geht es im Allgemeinen um die Frage, wie wir effizienter arbeiten bzw. wie wir unsere Aufgabenplanung und den Arbeitsalltag besser strukturieren können, um nicht nur effektiv, sondern mit einem positiven Gefühl der Kontrolle zu arbeiten.

Das Buch gibt eine Menge Anregungen für eine bessere (Selbst-)Organisation. Dabei gibt es einige Grundprinzipien die sich durch alle Teile schlängeln und einige sehr konkrete Handlungsanweisungen.

Den Kopf leeren

Eines der zentralen Grundprinzipien für eine bessere Organisation ist, dass Aufgaben nicht im Kopf, sondern in einem System abgelegt werden, dem wir vertrauen. Dieses Vertrauen basiert auf regelmäßigen Reviews die auch den Kontroll-Freaks unter uns garantieren, dass nichts verloren geht.

Die nächste Aktion niederschreiben

Zu den konkretesten Anregungen, die mir David Allens Buch gegeben hat gehört, Aufgaben nicht nur irgendwie, sondern mit der als nächstes durchzuführenden physischen Handlung niederzuschreiben. Beim Überlegen, was die nächste physische Handlung ist, verliert man oft das Hemmnis selbst lange vor sich hingeschobene Aufgaben zu erledigen. Ein von mir gewähltes Beispiel wäre etwa „Telefonnummer von Autowerkstatt heraussuchen“ an Stelle von „Auto reparieren“. Denn „Auto kaputt“ kann man nicht „tun“. Selbst „Auto reparieren“ wäre hier nicht richtig, weil ich es nicht selbst tun wollte/könnte.

Eine weitere Anweisung, die schon jetzt dazu beiträgt, dass meine todo-Listen geschrumpft sind ist, dass Aufgaben, deren Erledigung weniger als 2 Minuten dauert, sofort erledigt werden sollten. Aus eigener Erfahrung kann ich sagen, dass der Aufwand, eine Aufgabe ständig vor sich herzuschieben meist länger dauert.

Das Sammelsystem

Neben den konkreten Handlungsanweisungen für die kurzfristigen und aktuellen Dinge, unterbreitet Allen auch einen Vorschlag für eine mehr umfassende Aufgabenorganisation. Hierbei handelt es sich vielmehr um ein Sammel- oder Ablagesystem, in das Aufgaben überführt werden. Die technische Lösung lässt er hierbei offen, setzt aber voraus, dass wir der Lösung vertrauen müssen. Sobald wir das Gefühl haben uns oder etwas anderes in dem System zu verlieren, sollten wir es überdenken. Erst  wenn wir keine Angst haben eine Aufgabe oder die Übersicht zu verlieren, werden wir die Aufgaben effektiv aus unserem Kopf bekommen und dort Platz für die wichtigen Dinge schaffen.

Der Sammlungsprozess

Das Sammelsystem beginnt mit dem Prozess der Sammlung aller offenen Aufgaben. Dabei macht Allen keinen Unterschied, ob es sich um private oder berufliche Aufgaben handelt. Selbst noch so kleine Dinge sollten berücksichtigt werden. Das hat später dazu geführt, dass ich mir wirklich konsequent alle Dinge aufschreibe, die ich erledigt wissen will. Und wenn die Entscheidung ob eine Aufgabe überhaupt relevant wird noch aussteht, dann wird die Klärung dieser Frage als Aufgabe notiert.

Nach der Sammlung folgt die Einordnung und Organisation, auf die ich nicht detailliert eingehen will. Für mich hat sich jedoch die Feststellung als wichtig herausgestellt, dass neben Aufgaben auch Notizen und sonstige Informationen verarbeitet werden müssen und es sinnvoll ist, diese in der gleichen Struktur wie die Aufgaben bzw. Projekte zu speichern.

Verschiedene Aufgabenlisten

Den größten Einfluss auf mich hatte das Buch bei der Aufgabenstruktur. Ich habe zuvor schon mit Redmine eine Verwaltung für längerfristige Aufgaben und Dokumentationen genutzt und zusätzlich eine Short-List mit aktuellen Aufgaben geführt. Die Struktur von Getting Things Done ist da noch etwas genauer. Er unterscheidet in folgende Listen:

• Liste mit allen Projekten
• Kalender mit terminierten Aufgaben
• Liste mit den nächsten Aufgaben, wenn Zeit da ist
• Waiting-For-Liste mit Aufgaben, deren Start von etwas anderem abhängig ist
• Some-day-Liste für sonstige Aufgaben, die man nicht vergessen möchte

Der Vorteil dieser Struktur ist, dass meine bisherige Short-List deutlich kürzer wurde und damit auch der gefühlte Druck nachließ, alles schaffen zu müssen. Zudem sieht meine Tagesplanung jetzt deutlich entspannter aus, weil ich vorher nicht die Dinge aufgeführt hatte, die zu einem Termin wichtig waren, sondern alles, was ich erledigen wollte. Das war aber meist mehr als notwendig war.

Ich führe aktuell noch alle Listen in getrennten Dokumenten. Zumindest die letzten beiden Listen will ich aber zeitnah in mein Redmine eingliedern, weil ich sie nur einmal in der Woche anfasse, also nicht schnell zur Hand haben oder bearbeiten muss.

Vertrauen durch regelmäßige Reviews

Das Vertrauen in das Sammelsystem ist für David Allen die Grundvoraussetzung dafür, dass es funktioniert. Erzeugt wird es durch regelmäßige Reviews aller Listen. Ich habe diese früher immer Sonntags durchgeführt. Mittlerweile folge ich aber David Allens Vorschlag und plane mir jeden Freitag von 14 bis 16 Uhr einen festen Block dafür ein. Der steht auch in meinem Kalender. In dieser Zeit erledige ich alle Planungsarbeiten. Der Vorteil daran, es in der Woche zu machen ist, dass ich bei der ein oder anderen Frage auch noch Rücksprache mit jemandem halten kann, den ich sonst am Wochenende nicht anrufen würde.

Dass sich die zeitliche Investition in eine solche Planung lohnt, wusste ich schon vor der Lektüre von Getting Things Done. Jetzt nehme ich es aber noch ernster und habe mir einen richtigen Workflow für diese Planung erstellt, also eine Reihenfolge, in der ich den Review der Listen durchführe.

Der von Allen beschriebene Effekt ist dabei wirklich bei mir eingetreten. Ich denke nicht mehr an alle noch offenen Aufgaben oder habe sie ständig vor der Nase. Die meisten Aufgaben sind keine, die in der laufenden Woche dringend sind, also bereinige ich meine geistigen Kapazitäten davon.

Langzeitziele und Verantwortungsbereiche

Zumindest gedanklich hat mich auch das Konzept der Langzeitziele und Verantwortungsbereiche bereichert. Getting Things Done geht dabei über die Idee eines Projektes hinaus und lädt dazu ein, zu allererst die für das eigene Leben relevanten Visionen auszuarbeiten. Um es an Allens Worte anzulehnen:

„why does my Company, why do I exist?“

Von da aus bewegt es sich in der Planung herab zu Drei- bis Fünfjahresvisionen, Ein- bis Zweijahresvisionen, Verantwortungsbereichen (wofür bin ich aktuell verantwortlich), Projekten (Ziele innerhalb der Verantwortungsbereiche) und Aufgaben (konkrete Handlungen zur Zielerreichung).

Dieser allgemeine theoretische Rahmen wird im zweiten Teil des Buches ergänzt durch konkrete Anregungen, wie die Sammlung und Organisation zu erreichen ist. Von hier habe ich mir eine Menge abgeschaut.

Eine Menge zu tun

David Allens Getting Things Done hat meinen Alltag praktisch beeinflusst wie lange kein Sachbuch mehr. Dazu muss ich jedoch sagen, dass mir viele der Konzepte und Ideen schon zumindest im Ansatz bekannt und von mir teilweise schon umgesetzt waren. Für mich war es damit quasi eine Optimierung. Wer jedoch bisher durchweg chaotisch gearbeitet hat und plötzlich strukturiert werden möchte, wird eine ganze Menge mehr zu tun haben. Vielleicht empfiehlt sich dabei die zweifache Lektüre. Einmal um den Rahmen abzustecken und sich mit den Ansätzen gedanklich auseinander zu setzen und nach einer Weile die zweite Lektüre, um für den Feinschliff zu sorgen.

Ich persönlich habe mit dem Griff zu David Allens Getting Things Done einen Volltreffer gelandet. Zwar schon etwas angestaubt, gerade was die Möglichkeiten von Smartphones angeht, so bietet es dennoch zeitlose Anregungen, die jedem Gründer bei der Selbstorganisation helfen können.

Weitere Informationen

Weiterführende Informationen rund um die Methode hinter Getting Things Done erhaltet ihr auf der Seite von David Allen. Ich habe das Buch auf englisch gelesen. Auf deutsch handelt es sich wahrscheinlich um den Titel Wie ich die Dinge geregelt kriege: Selbstmanagement für den Alltag.

Artikel, in denen ich schon früher meine Erfahrungen mit dem Buch Getting Things Done angesprochen habe sind:

• Projekte und Aufgaben – Mein Planungstag 1
• Ordnung auf dem Schreibtisch – Mein Planungstag 2
• Der Posteingang ist leer
• Der optimale Arbeitsplatz