Es ist einer der Klassiker des internetbasierten Büroalltags: Ich schreibe eine E-Mail bei der ein angehängtes Dokument im Mittelpunkt steht und vergesse dieses mitzusenden. Meist fällt mir das sofort auf und ich sende eine zweite E-Mail nach. Mit Thunderbird bekomme ich dieses Problem jedoch zunehmend in den Griff.
Ab Thunderbird Version 3 gibt es dort eine integrierte Erinnerungsfunktion an Anhänge. Anfangs noch ausschließlich mit einem leicht übersehbaren Hinweis am unteren Fensterrand, aber mittlerweile mit einem Popup, wenn trotz Hinweis keine Aktion erfolgt ist.
Schlüsselwörter benutzen
Die Funktionsweise ist einfach: Thunderbird reagiert auf im Nachrichtentext vorkommende Schlüsselwörter. Sind diese vorhanden, aber ein Anhang fehlt, dann erscheint eine entsprechende Fehlermeldung. Standardmäßig gehören die folgenden 6 dazu (Sortierung aus Platzgründen)
- Anhang, angehängt
- .doc, .pdf
- Wiedervorlage, Begleitschreiben
Die erste Meldung erscheint nun sofort, wenn die entsprechende Zeilenfolge eingegeben wurde. Diese Warnung kann vollständig entfernt, bis zum Senden aufgeschoben oder ein Anhang sofort hinzugefügt werden.
Bevor ich auf die Idee kam, weitere Schlagwörter (siehe unten) hinzuzufügen, habe ich mir angewöhnt, das Wort „Anhang“ zu verwenden, wenn ich einen entsprechenden versenden wollte. Damit wurde die Erinnerung aktiviert und nicht selten bewahrte sie mich davor, wieder eine E-Mail ohne die gewünschte Datei zu versenden.
Modifikation
Die Einstellungen für diese Funktion befinden sich unter
Extras > Einstellungen > Verfassen > Allgemein
Dort kann die Prüfung aktiviert / deaktiviert und Schlüsselwörter können bearbeitet werden. Ich habe für mich festgestellt, dass ich häufig das Wort „anbei“ verwende, wenn ich auf einen Anhang referenziere und dabei die anderen Schlagwörter gar nicht verwende und dieses daher prompt hinzugefügt.