In der vergangenen Woche habe ich gleich zwei Hilferufe von Kunden mit einer defekten Webseite erhalten. In beiden Fällen haben mir Backups geholfen das Problem schnell zu lösen. Dabei hat sich wieder einmal gezeigt, wie wichtig es ist, Daten regelmäßig zu sichern. Ein Grund für mich, diesem Thema ein paar mehr Gedanken zu widmen und den ein oder anderen zur regelmäßigen Datensicherung zu animieren.
Was ist passiert?
Das hatte ich noch nie. An zwei späten Nachmittagen hintereinander rufen mich zwei Agenturen an und melden eine defekte Webseite. In einem Fall lag die Ursache in der Bedienung einer Webseite, bei der übereilt ein systemrelevantes Nutzerkonto gelöscht wurde mit der guten Absicht, Zugriffe von Außen zu verhindern. Das resultierte jedoch darin, dass plötzlich wesentliche Seiten nicht mehr angezeigt wurden, weil ihnen kein Autor zugeordnet war.
Im zweiten Fall wurde wahrscheinlich der Zugang zu den Daten der Webseite von einem automatischen Bot gehackt. So zumindest lässt es das überaus einfache Passwort vermuten, das anhand einer einfachen Wortliste geknackt werden könnte.
Rettung dank Backup
In Fall eins war die Rettung kein Problem, da die Agentur einen Wartungsvertrag mit mir hatte und ich wöchentlich die Daten sichere. Das führt nicht nur dazu, dass ich die hier nur wenige Tage alte Vorversion wiederherstellen konnte und der Aufwand des Übertragens der neuen Daten sehr gering war, sondern auch, dass ich das System sehr gut kenne, weil ich es mir einmal die Woche anschaue. Aufwand: 1 Stunde.
Im zweiten Fall war es nicht ganz so einfach. Da ich das System aufgrund des relativ geringen Aufwands direkt online umgesetzt hatte, lag mir keine Entwicklungskopie mehr vor. Auch die Agentur und der Kunde hatten keine Sicherung angelegt und ein Wartungsvertrag existierte nicht. Die Agentur hatte den Kunden schon darauf eingestellt, dass die Entwicklung von 0 neu beginnen musste, was nicht nur die Gestaltung und Einrichtung, sondern auch sämtliche Texte betraf. Zum Glück fanden wir nach einiger Recherche heraus, dass es bei dem Hosting-Anbieter eine einfache Backup-Funktion gab, die wir nutzen konnten. Da zu unserem Glück die Datenbank nicht betroffen war, reichte es schließlich, die Daten zu kopieren. Aufwand: 3 Stunden.
Im Schnitt brauche ich übrigens 30 Minuten pro Woche, um eine auf WordPress basierende Webseite zu sichern, Updates durchzuführen und etwas aufzuräumen. Der Vorgang wird dann auch von mir protokolliert.
Am Ende spart es nicht nur Zeit wenn ich eine frühere Version einer Webseite wiederherstellen muss, sondern auch, wenn ich vom Kunden zu dieser befragt werde oder neue Funktionen einbauen soll.
Denn normalerweise vergesse ich natürlich wie ich gewisse Funktionen im Einzelfall umgesetzt habe. Ein regelmäßiger Kontakt mit einer Webseite sichert mir aber den Überblick.
Datensicherung im Gründeralltag
Ich habe das Thema Datensicherung anhand von Webseiten begonnen. Es betrifft aber quasi alle Daten, die wir als Gründer oder Unternehmer besitzen, egal, ob sie sich auf dem Server oder lokal auf unserer Festplatte oder sogar im Aktenschrank befinden.
(K)eine Datensicherung kostet
Während sich die Kosten einer regelmäßigen Datensicherung recht gut berechnen lassen, sind die Kosten eines Datenverlustes unberechenbar, weil sie in einer nicht vorhersehbaren Zukunft liegen und ihr Ausmaß verschieden sein kann. Das können im Falle eines kleinen Datenverlustes „nur“ ein paar eigene Arbeitsstunden sein, beim Abhandenkommen aller Daten werden dagegen eigene und externe Kosten auftreten, die sich über eine lange Zeit hinziehen können. Ich habe mir zur Motivation einfach vorgestellt, dass mein Rechner mit allen Daten unwiederbringlich verloren geht und ich kein Backup hätte. Das wäre der Supergau. Mit einer aktuellen Datensicherung ist der Schaden zwar weiterhin sehr groß, weil sich die Kosten für einen neuen Rechner und der Arbeitsausfall summieren, aber dabei bleibt es. Mit einem Backup wäre ich nach Erhalt eines neuen Rechners sehr schnell wieder einsatzbereit.
Auf der anderen Seite hat mir ein ordentliches Backup auch schon viel Zeit gespart. Erst kürzlich habe ich dank guter Dokumentation eine Datei in einem Backup wiedergefunden, was dem Kunden und mir zwei Stunden gespart hat.
Wie oft sichere ich Daten?
Ich habe das Glück einen Mac zu besitzen. Dieser ist von Hause aus mit der Time Machine ausgestattet, einem Backup Programm, das regelmäßig Sicherungen anlegt. Wer ständig eine externe Festplatte angeschlossen hat, dessen Daten werden sogar stündlich gesichert. Ich persönlich benötige eine solche Sicherung nicht und da ich mich von vornherein sehr viel mit dem Mac bewege, ist er nicht immer an der externen Festplatte angeschlossen. Einmal die Woche steht jedoch ein Backup an, das sich sogar auf meinem Wochenplan befindet. Meist läuft es, während ich meine Wochenplanung mache und dabei eh nicht auf viele Daten zugreife. Gekostet hat es mich einmalig ca. 80€ für die externe Festplatte.
Daten in der Cloud
Damit die Datensicherung ihren Sinn ganz erfüllt, sollte man die Kopie und den eigenen Rechner möglichst räumlich trennen. Meine externe Festplatte steht jedoch zu Hause. Solange mir Daten nur auf meinem Rechner verloren gehen, reicht das vollkommen aus. Wenn aber im Falle eines Einbruchs, eines Brandes oder aus anderem Grund beide Datenspeicher weg sind, stehe ich dumm da.
Aus diesem Grund habe ich mir vor einer Weile einen größeren Online-Speicher eingerichtet. Hier habe ich 250 GB Kapazität, um meine Kundenprojekte und wichtigen Daten zu sichern. Dank einer Software zur Datensynchronisation werden die geänderten Dateien einmal die Woche auch dorthin gesichert. Netter Nebeneffekt: sollte ich Daten einmal unterwegs benötigen, kann ich von jedem beliebigen Browser auf diese zugreifen.
Kosten für diese Lösung: Monatlich 10€ für den Online-Datenspeicher (mit Server in Deutschland) und einmalig 40€ für ein Synchronisationsprogramm.
Alles oder nichts?
Gerade der Abgleich aller Ordner des Dateisystems zur Bestimmung der sich geänderten Dateien kann auch bei einer schnellen Internetverbindung lange dauern. Daher habe ich extra für die Backups eine neue Ordnerstruktur eingeführt.
Im Wesentlichen habe ich jetzt einen neuen Ordner Daten, in dem ich alle größeren Dateien aufbewahre, die ich im Verlustfall jederzeit wiederbeschaffen könnte. Darin enthalten sind z.B. sämtliche Dateien, die mir Kunden stellen, darunter Photoshop-Dateien oder auch Software, die ich jederzeit wieder von ihrer Quelle herunterladen kann.
Im Falle meiner Onlineprojekte nutze ich eine Versionsverwaltung. Diese ist eine Art eigenes Backupsystem das die gesamte Geschichte der Dateien speichert. Das geht schneller als ein sonstiges Online-Backup, was gerade bei Webseiten mit mehreren tausenden Einzeldateien zu merken ist.
Backupstrategien besprechen
Der Vorfall mit der fast verlorengegangenen Webseite hat die Agentur und mich dazu bewegt, noch einmal gezielt über Backupstrategien nachzudenken. Auch die Endkunden werden wir dabei wohl aktiver in den Prozess einbinden, weil sie am Ende natürlich die Nutznießer sind, aber aufgrund meist fehlender Übersicht das Thema Datensicherung selten bedenken. Meine eigene Datensicherung halte ich bereits für sehr fortschrittlich, freue mich aber über eure Ideen und Anregungen zur Verbesserung in den Kommentaren.