Motiviert durch die Lektüre von David Allen’s Buch Getting Things Done, habe ich über Pfingsten einen Tag für eine intensivere Planung meiner Projekte genutzt. Das Buch hat mir viele Anregungen gegeben, meine sicher schon recht strukturierte Arbeitsweise noch um ein paar Punkte zu verbessern und damit effizienter und vor allem mit mehr Fokus zu arbeiten. Zu dem nicht mehr ganz neuen Buch werde ich sicher noch später eine Rezension schreiben, in diesem Artikel geht es vorrangig um den Ablauf meines Planungstages.
Die Langzeitziele
Die Langzeitziele sehe ich als eine Art Grundlage und Richtungsweisung für die später folgende Ebene der konkreten Verantwortungsbereiche und Projekte. Hier geht es mir darum, eine Vorstellung von meiner Zukunft zu entwickeln, ohne dass daraus gleich konkrete Aufgaben erwachsen.
Die Lebensvision
Zunächst habe ich meine langfristigen Ziele klar abgesteckt. David Allen beschreibt hier verschiedene Stufen, in denen die Planung erfolgen soll und endet dabei mit den Lebenszielen bzw. der Vision vom Sinn des eigenen Lebens. Hier habe ich seit Jahren konstante Vorstellungen und habe diesen Schritt daher diesmal nicht bewusst ausgeführt.
3-5 Jahre – Langzeitziele
Die Visionen für die nächsten 3 bis 5 Jahre sind etwas greifbarer und würde ich als Langzeitziele definieren. In meinem Fall weiß ich, wo ich in 5 Jahren sein möchte und dass ich noch etwas Geld dafür brauche. Die Summe ist heute noch eine Illusion, aber eine gute Grundlage um die kürzer gesteckten Ziele zu definieren. Wie auch bei der Lebensvision habe ich bei dieser Planung meine Frau mit einbezogen. Das ist wichtig, weil es sich um unsere gemeinsame Vision handelt und wir daher gemeinsam daran arbeiten. Es ist klar, dass wir das nicht spontan nebenbei beim Frühstück gemacht haben – auch wenn der Küchentisch in der Tat der Ort des Geschehens war – sondern zog sich über die letzten Jahre hin bzw. wurde in den letzten Wochen immer konkreter. Von dem gemeinsamen Ziel ausgehend hat dann jeder seine individuellen Ziele abgeleitet.
1-2 Jahre – jetzt wirds konkret
Die Ziele für die nächsten 1-2 Jahre sind schon deutlich konkreter als die vorherigen Langzeitziele, d.h. sie erscheinen realistischer und sind mit den aktuellen Maßstäben messbar. So habe ich mir für Mai 2014 ein Einkommen aus einer skalierbaren Tätigkeit vorgenommen, das ich erreichen muss, damit mein 5-Jahres-Ziel realistisch wird. Skalierbar heißt, dass ich mich nicht mehr allein über Programmieraufträge für WordPress und Magento finanziere.
Zu dem 2-Jahres-Ziele kommt zur besseren Evaluierbarkeit ein „Ende 2012 – Ziel“. Das ist praktisch das konkretisierte vorherige Ziel, bestehend aus einem etwas kleineren Umsatzziel und einem Verantwortungsbereich, auf den sich dieses bezieht.
Projekte koordinieren
Auf der Projektebene werden die Langzeitziele und Visionen zu konkreten Projekten und Aufgaben.
Verantwortungsbereiche
Mit Verantwortungsbereichen (areas of responsibility) bezeichnet David Allen das, was ich vorher als Tätigkeiten oder fälschlicherweise als Projekte bezeichnet habe. Er empfiehlt 10 bis 15 Bereiche, um die man sich kümmern sollte, wobei zu berücksichtigen ist, dass Allen nicht nur die beruflichen, sondern auch die persönlichen Bereiche mit einbezieht. In meinem Fall habe ich 4 berufliche Bereiche ausgemacht.
- unsere Übersetzungsagentur sprachwertig.de
- meinen Anagramm-Generator www.wort-suchen.de
- meine Tätigkeit als Webentwickler (www.webzunft.de)
- www.tuatam.com, mein neuestes Projekt
Auch gruenderstory.de ist ein solcher Verantwortungsbereich. Ich zähle es aber nicht zu meinen beruflichen, sondern meinen privaten Verantwortungsbereichen.
Prioritäten setzen
Bei den Verantwortungsbereichen beginnt schon die konkrete Planung. Ich habe lange Listen mit Ideen und einige schon begonnene Tätigkeiten, denen ich das Potential für ein großes Startup zurechne, die ich aber einfach nicht schaffe. Manchmal investiere ich bei dem ein oder anderen mal eine Stunde und komme etwas weiter, aber das reicht natürlich nicht. Der Planungstag ist daher eine gute Gelegenheit, seine Prioritäten (neu) zu setzen und alle Aktivitäten an den langfristigen Zielen auszurichten.
Aktuelle Projekte
Ich habe schon vor Jahren gelernt, dass Projekte konkrete und messbare Ziele haben. Entsprechend grenzen sie sich von den Verantwortungsbereichen ab. Ein Verantwortungsbereich wie meine Webentwicklung kann z.B. in die einzelnen Kundenaufträge als Projekte unterteilt werden. Bei Bedarf gibt es sicher noch die Möglichkeit, in Teilprojekte zu unterteilen, aber so schreibt auch David Allen, es sollte nur so viel Planung erfolgen, bis alles aus dem Kopf raus ist. Wenn Projekte Ziele haben, dann sollten diese SMART sein. Der Wikipedia-Artikel verrät euch den Rest dazu.
Was heißt dieser Schritt daher für mich konkret? Alle Projekte erneut auf ihre Ziele, darunter auch die Deadlines, abklopfen. Bei Programmieraufträgen ist das recht einfach, weil der Kunde es mehr oder weniger vorgibt. Bei meinen eigenen Verantwortungsbereichen habe ich für jeden eigene Kennzahlen. Bei wort-suchen.de ist das das Wachstum der monatlichen Seitenaufrufe, das ich entsprechend jeweils zum Monatsende auch evaluiere.
Ich sammle alle Aufgaben und Ideen für Aufgaben in Redmine. Alles, was kurzfristig erledigt werden soll, terminiere ich. Die restlichen Aufgaben werden einfach unterminiert notiert. Bei David Allen habe ich gelernt, dass wirklich nur die Aufgaben einen Abgabetermin erhalten sollen, die auch wirklich einen brauchen. Alle anderen sollten von Zeit zu Zeit (er schlägt einen wöchentlichen Rhythmus vor) evaluiert werden. Beim Versuch, alle Projektaufgaben und -ziele zu evaluieren, bin ich auf eine Vielzahl offener Fragen gestoßen. So erscheint es mir jetzt sinnvoller, ein mit der Zeit groß und unübersichtlich gewordenes Projekt zur Weiterentwicklung von wort-suchen.de in mehrere kleine zu unterteilen und meine Zeit immer nur auf ein Projekt, statt viele Baustellen zu konzentrieren. Ebenso musste ich bei einigen Projekte Meilensteine einfügen, um die Auswertung zeitnaher vornehmen zu können. Die Aufarbeitung meiner Projektplanung ist doch deutlich größer und ich habe mir vorgenommen, die Verantwortungsbereiche in naher Zukunft alle nochmal einzeln zu planen.
Aktuelle Aufgaben
Im letzten Schritt geht es um die Aufgaben, die terminiert und aktuell sind. In meinem Fall habe ich diese nicht mehr in Redmine, sondern in einem eigenen Textdokument. Dieses wird einmal pro Woche, meistens am Sonntag, mit den Aufgaben und Terminen der kommenden Woche gefüllt. Bisher enthielt dieses Dokument auch jene Aufgaben, die unterminiert waren. Das waren meist Sachen, die ich gerne schaffen wollte, die aber nicht unbedingt dringend waren. Dazu gehört fast alles, was zu www.wort-suchen.de gehört, aber auch die Überarbeitung meiner Homepage als Webentwickler oder die Arbeit an kleinen Bugs bei www.tuatam.com.
Gleich nach der Lektüre des entsprechenden Kapitels bei David Allen haben ich damit begonnen, diese zusätzlichen Aufgaben von den wirklich wichtigen Dingen zu trennen. Das hatte sofort einen positiven Effekt, weil a) die Liste mit den Aufgaben eines Tages deutlich kürzer und damit leichter zu bewältigen war, was zu einem positiven Wohlbefinden führte und b) die ein oder andere vorher unklare Aufgaben bei der Trennung doch wichtiger erschien und promt terminiert oder erledigt wurde. Diese zweite Aufgabenliste hängt praktisch direkt unter der Liste mit den Terminen für die Woche und ist damit immer in greifbarer Nähe, wenn ich mal Zeit hätte. Das kam leider in der ersten Woche nicht vor. Bei der Planung für die kommende Woche zeigt sich aber, dass das ein oder andere doch bald erledigt werden muss und da die Aufgaben insgesamt jedoch weniger sind, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass ich es auch abarbeiten werde.
Noch ein Gedanke, den ich diesbezüglich teilen möchte: Erledigt alle Aufgaben, die weniger als 5 Minuten dauern, sofort. Diesen Ansatz hatte ich schon vor David Allen, der sogar nur von 2 Minuten spricht. Meine Erfahrung zeigt mir, dass die vielen Kleinigkeiten durch das häufige Auf- oder Hin-und-her-Schieben deutlich mehr Energie fressen als die schnelle Erledigung. Dabei lohnt sich manchmal noch nichteinmal die Frage, ob diese Aufgabe wirklich wichtig ist.
Teil 2 – die richtige Ordnerstruktur
Neben der Planung und Strukturierung von Visionen, Zielen, Projekten und Aufgaben gibt David Allen in Getting Things Done noch viele Hinweise zur Einrichtung der richtigen Arbeitsumgebung zur Bewältigung der physischen Dinge auf dem Schreibtisch. Auch das habe ich an meinem Planungstag begonnen und werde meine Erfahrungen darüber im zweiten Teil dieser Kurzserie berichten.