Nachdem ich im ersten Teil meines Planungstages meine Ziele, Projekte und Aufgaben evaluiert und neu sortiert habe, geht es mir jetzt um die Umsetzung von einigen praktischen Hinweisen zur Optimierung der eigenen Arbeitsumgebung aus David Allen’s Getting Things Done.
Den Schreibtisch leeren
Grundsätzlich geht es bei David Allen darum, möglichst viel aus dem Kopf zu bekommen und Aufgaben, Projekte und Ziele effizient bearbeiten zu können. Entsprechend nimmt ein Ordner- und Dokumentensystem einen hohen Stellenwert ein. Ob dies physisch oder digital ist, spielt bei ihm keine Rolle. Wie schon beschrieben, liegen die aktuellen Aufgaben bei mir in einem einfachen Textdokument und alles, was darüber hinausgeht kommt in das Projektmanagement-Tool Redmine. Doch es gibt auch in unserer digitalen Zeit noch eine Menge analoger Dinge, die geordnet sein wollen.
Mehr Ablagefächer
Der berufliche Teil meines Lebens spielt sich an meinem Schreibtisch ab. Mir war es schon immer wichtig, diesen möglichst frei zu halten und die Notizen, Zeitschriften und gelesenen wie ungelesenen Briefe nicht unnötig zu stapeln. Bisher war mein System dazu organisch gewachsen.
Angeregt von David Allen habe ich mir zunächst meine Ablagefächer vorgenommen und neu sortiert. Entstanden ist zunächst ein Ablagefach speziell für ungelesene Zeitungen und Zeitschriften. Diese haben keinen Zeitdruck und ich kann immer mal wieder etwas herausnehmen, wenn ich mich auf eine Zugreise begebe.
Meine neue Ablagestruktur ist wie folgt beschriftet:
- ungelesen: für Zeitungen und Zeitschriften, die ich ohne Zeitdruck lesen möchte
- gelesen: gelesene und für „aufbewahrungswert“ gehaltene Artikel (selten ganze Zeitungen!)
- privat: für aktuelle Dinge im privaten Bereich, wie den aktuellen Satzungsentwurf von einem Verein, oder die Abmaße für einen neuen Badschrank
- Schmierpapier: nicht nur für Notizen, sondern auch für den Ausdruck von Texten, die ich nicht weitergebe
- Klarsichthüllen: Brauche ich immer wieder
Hinzu kommt ein Fach für jedes der 4 im letzten Teil genannten beruflichen Projekte. Bei vielen der zunächst unter „gelesen“ einsortierten Artikel hat sich gezeigt, dass sie jeweils einem bestimmten Projekt zugeordnet werden können.
Nachdem der Planungstag schon beendet und der Artikel geschrieben war, hat sich in der Praxis ein weiteres Fach als nützlich erwiesen. Die allgemeine „In“-Box für alles, was abgearbeitet werden soll. Das sind entweder direkt physische Dinge, die dort hineinpassen (wie z.B. Belege, Visitenkarten von Personen, die ich kontaktieren will, ein Ersatzteil für mein Fahrrad) oder, wenn die physischen Dinge zu groß sind, gerne auch ein Zettel mit einem Hinweis.
Ein wichtiger Faktor für die Ordnung ist auch die Eigenschaft, Dinge wegschmeißen zu können. In meinem Fall betrifft das Werbung, Material von Konferenzen und ältere Zeitungen und Artikel. Wer hier noch etwas Anregungen braucht findet sie vielleicht in meinem früheren Artikel zu 100 Dinge loswerden.
Die Ordnerstruktur
Alles, was nicht mehr aktuell ist oder einer Bearbeitung bedarf, aber dennoch einen Nutzen haben kann oder zur Dokumentation notwendig ist, wird bei mir in Stehordnern eingeheftet. Da folge ich nicht ganz der detaillierten Struktur von David Allen, aber das physische Material ist bei mir auch recht überschaubar. Beim Sortieren meiner Ablagefächer hat sich die Hälfte meiner Materialien als archivierbar dargestellt und ist daher jetzt aus den Ablagefächern in die Ordner verschwunden, ohne dass ich sie im Bedarfsfall lange suchen muss.
Meine Ordnerstruktur für meine Selbstständigkeit sieht in etwa wie folgt aus. Je einen Ordner halte ich bereit für:
- alle fürs Finanzamt relevanten Unterlagen (je ein Ordner pro Jahr)
- meine Selbstständigkeit betreffende Unterlagen, wie Gesprächsnotizen
- Unterlagen vom Finanzamt und Steuerberater – da sammelt sich mit der Zeit einiges an
Für die netVoKi UG muss ich die Ordner nochmal überarbeiten. Ein Ordner pro Jahr für alle Finanzunterlagen ist weiterhin wichtig, aber ansonsten habe ich kaum wichtiges Material, so dass ich die Ordner „UG“, „Bank“, „Presse“ und „Förderungen und Wettbewerbe“ nicht platzsparend in einen Ordner unterbringen kann. David Allen würde dem wiedersprechen, aber aktuell spricht allein schon meine Bürolosigkeit gegen eine extensive Ordnerstruktur.
Die überarbeitete Struktur zeigt gleich den von David Allen prophezeiten Effekt: Ich bin motivierter, die Dinge von meinem Schreibtisch in den richtigen Ablagefächer zu packen. Aufgrund der flachen Stapel in diesen Fächern kann ich mir auch vorstellen, diese häufiger durchzuarbeiten und aktuelles von weniger wichtigem zu trennen.
Digitale Ordner
Die Hinweise von David Allen erscheinen mir auch für andere „Ordnersysteme“ sinnvoll. Ein Blick in meine digitale Ordnerstruktur zeigt mir aber, dass ich dafür weit mehr als einen Tag benötige. Entgegen der physischen Dokumente, gibt es hier doch ein Vielfaches an Dokumenten und Informationen, die es zu sortieren gilt. So ganz schlimm ist es sicher nicht, versuche ich doch schon seit Jahren allem einen logischen Platz zu geben.
Weitere Dinge, die eine neue Ordnung vertragen könnten sind gespeicherte Bookmarks und Lesezeichen im Browser und Thunderbird. Meine Inbox hat erst kürzlich eine neue Ordnerstruktur erhalten und bisher verspüre ich nicht den Drang und die Notwendigkeit, mich erneut an dieses Projekt zu machen.
Neue Ordnung im Alltag
So schnell ist ein Planungstag vorbei. Auch wenn die todo-Listen aufgrund der schieren Masse nicht kürzer geworden sind, so habe ich jetzt das Gefühl, dass fast alles aus meinem Kopf und an seinem Platz ist. Die einzelnen Verantwortungsbereiche muss ich nochmal durchplanen, was ich teilweise auch nicht alleine kann. Ich gehe aber davon aus, dass sich einige der neuen Erkenntnisse aus David Allen’s Getting Things Done jetzt langsam im Alltag etablieren und konstant verfolgt werden müssen. Meiner Shortlist an aktuellen Aufgaben tut das schon jetzt gut. Der Rest wird sicherlich folgen.
Wie sind eure Erfahrungen mit der Selbstorganisation? Wer oder was hat euch einen praktischen und nützlichen Anstoß gegeben? Ich freue mich auf eure Kommentare.